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制定 2008年7月1日
株式会社ソーマ・ソーマ化粧品株式会社（以下「グループ各社」という）は、グループ各社の個人情報保護に関する取組方針の考え方として、下記の「個人 情報保護方針」（以下「本方針」という）を制定します。
1．基本方針
- (1)グループ各社は顧客及び取引先の個人情報を保護し、その信頼を確保することに社会的責務を負っています。また、個人情報はグループ各社の貴重な資産でもあります。従って、役員及びすべての従業員は、個人情報保護に関する法令等を遵守し、グループ各社の保有する個人情報を適切に扱わなければなりません。
- (2)顧客、取引先の個人情報の漏洩、改ざん、紛失、不正利用する行為や許可なく開示する等の行為は、顧客や取引先からの信頼を奪い、グループ各社に損害も与えます。そのような行為を行った従業員は、懲戒処分の対象となるとともに、法的処罰の対象となることもあります。ここに、すべての従業員が個人情報管理の重要性と責任を自覚し、個人情報保護方針を遵守して信義に従い誠実に行動することを求めます。
- (3)また、グループ各社は、この個人情報保護方針の円滑な運用を図るため、次のような対策を講じます。
2．個人情報の取扱いについて
- (1)グループ各社は、本方針を実行するために、「情報管理規定」を定め、グループ各社の役員及びすべての従業員に周知徹底させるために計画的な教育・研修などを行い、本方針の遵守状況などを定期的に点検・評価して個人情報保護対策を見直し、維持、改善を図ってまいります。
- (2)グループ各社は、顧客及び取引先の個人情報の漏洩、改ざん、紛失、不正利用等を防止するため、不正アクセス対策、コンピュータ・ウィルス対策等の適切な情報管理体制を構築します。
- (3)グループ各社は、個人情報の利用につきまして、利用目的の範囲以内で、具体的な業務にしたがって権限を与えられた者のみが取扱い、業務の遂行上必要な限りにおいて取り扱うものとします。
- (4)グループ各社の役員及びすべての従業員は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に開示し、又は不当な目的に使用しません。グループ各社を退職後も同様とします。
3．個人情報の利用目的について
グループ各社は、個人情報をあらかじめ定めた利用目的の範囲内で業務の遂行上、必要最小限で利用します。
4．個人情報の共同利用及び第三者提供について
グループ各社は、次の場合を除いてご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
- ア法令に基づく場合
- イ人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
- ウ公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
- エ国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- オ利用目的の範囲内で、グループ会社及び販売組織で共同利用する場合
- カ利用目的の範囲内で、グループ各社が秘密保持契約を締結させた委託業者に提供する場合
5．個人情報の取扱の委託について
グループ各社は、業務委託するために第三者に個人情報を預託する場合、あらかじめ定めた基準に従い当該第三者について審査し、必要な契約を締結し、その他法令上必要な措置を講じます。
6．個人情報の開示、訂正、利用停止のお問い合わせについて
グループ各社は、個人情報に関する相談・受付窓口を設置し、ご本人様が個人情報の開示・訂正・利用停止等を希望された場合には、合理的な範囲内で遅滞なく対応します。
お客様の個人情報のお取扱いについて
グループ各社は、お取引いただきましたお客様の個人情報を取得させていただいております。また、当社の取扱商品・サービス等をご紹介する相手方として相応しいと判断した方の個人情報を収集しております。みなさまの個人情報は、「個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法という。）」など関連する法規類、及び「ダイレクトセリング業界の個人情報保護ガイドライン」など関連する各種の指針等に従い、グループ各社が収集あるいは取得した個人情報について、その利用目的などを含め、グループ各社が保有する個人データの取扱いについてご説明申し上げます。
1．個人情報に対するグループ各社の基本姿勢について
グループ各社は、個人情報保護法の趣旨を尊重し、従業員一同、個人情報の保護を事業運営上の最重要事項と位置付け、適切に管理し、これを遵守するために「個人情報保護方針」「個人情報保護計画（コンプライアンス・プログラム）」を定め、実行しております。
2．グループ各社が取得する個人情報について
お客様等から取得した個人データは、化粧品・健康食品の訪問販売事業及びその他グループ各社の事業において、次の目的に利用します。
- 1)お客様及び販売員との「商品の発送等契約の履行」「契約後の管理」「関連するアフターサービスの実施」のため。
- 2)商品開発・研究の参考となるお客様のご意見・ご要望等のデータ取得のため。
- 3)お客様から申し出のあったご相談等を受け付け処理した内容を記録・整理するため。
- 4)グループ各社と提携関係にある事業者への情報提供のため。
- 5)各種統計資料及び媒体の作成のため。
- 6)お取引のない方で当社の取扱商品・サービス等をご紹介するに相応しいと判断した方への勧誘のため。
- 7)販売員に対し、お客様の販売実績及び各種申し込み等の情報を提供することで、グループ内のビジネス活動を円滑化させるため。
- 8)販売員に対し、グループ各社が、業務上必要な販売管理を行うため。
3．すべての保有個人データの利用目的について
グループ各社が保有する個人データにつきましては、グループ各社が規定する安全管理措置により、必要なセキュリティー対策が講じられています。また、グループ各社の従業者に対しては、個人情報保護のための教育研修を定期的に実施し、保有個人データの管理には万全を期しています。
4．個人データの保護対策について
グループ各社が取得した個人データは、お客様との契約目的を達成するため及び業務上必要とされる範囲において、以下の者に対して提供されます。
- (1)グループ各社と提携関係にある事業者
- (2)当社販売組織内
また、提供される個人データの項目及び提供の手段又は方法は次のとおりです。- ○ 提供される個人データの項目：名前・ご住所・電話番号・生年月日・メールアドレス・性別及びグループ各社が販売促進・管理する上で必要な項目
- ○ 提供の手段又は方法：グループ各社との契約に基づき守秘義務を負う契約を書面により締結し、電子媒体及び依頼された方法で提供しています。
5．個人データの第三者への提供について
グループ各社が保有する個人データは、お客様との契約目的を達成するため及び業務上必要とされる範囲において、グループ各社との契約に基づき守秘義務を負う業務委託先の業者に預託しております。当該委託に当たりましては、必要な契約を書面により締結するとともに、適切な管理監督を行っています。
6．個人データの処理に係る外部委託について
グループ各社が取得した個人データは、お客様との契約目的を達成すため及び業務上必要とされる範囲において、ソーマグループ内で共同利用します。
7．共同利用について
グループ各社が取得した個人データは、お客様との契約目的を達成すため及び業務上必要とされる範囲において、ソーマグループ内で共同利用します。
8．開示等の請求及び苦情等の申立について
グループ各社が保有する個人データの開示、訂正、追加又は削除、利用停止又は消去、第三者提供の停止のご請求は、原則として当該個人データの情報主体者であるご本人に限り、合理的な範囲でこれを承ります。これらの手続きに関しましては、下記の当社担当窓口宛にご請求ください。これらの諸手続きのうち、開示請求につきましては、手数料を申し受けます。 なお、グループ各社における個人情報の取扱いに関し、苦情・問合せ等ございましたら、下記担当窓口までご連絡ください。
- 【開示等のご請求及びグループ各社の個人情報の取扱いに係るご相談の受付窓口】
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■受付窓口：個人情報保護担当窓口
■電話：06-6763-2561
■事業者の所在地：大阪市中央区谷町7-1-9
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■E-mail：soma_privacy@soma-cosmetics.co.jp
■事業者の氏名又は名称：ソーマ化粧品株式会社
9．個人情報の保管期間と消去
お客様の個人情報は、グループ各社が必要であると判断した期間、適切に保管・管理させていただき、期間終了後、お客様の事前・事後の承諾 を得ることなく、お客様の個人情報を安全に消去致します。
10．法令遵守と取り扱いの改善・改良
お客様の個人情報の取り扱いにあたっては、個人情報の保護に関する法令を遵守すると共に、継続的な見直しを行い、その改善・改良に努めます。